Qué debe decir el contrato de servicios de limpieza

La respuesta corta

El artículo 14 de la LFT exige contrato escrito con objeto del servicio y número aproximado de trabajadores. Como controles contractuales adicionales, conviene definir entregas documentales, niveles de servicio, supervisión, incidentes, accesos, vigencia, precio y salida. No son todos requisitos mínimos de ese artículo ni sustituyen otras obligaciones legales. El texto exacto lo valida un abogado.

Lo que la ley exige y lo que es práctica contractual

Según el artículo 14 de la Ley Federal del Trabajo, la subcontratación de servicios especializados debe constar en contrato por escrito que señale el objeto de los servicios y el número aproximado de trabajadores que participarán. El mismo artículo establece que quien contrata responde de forma solidaria si el contratista incumple sus obligaciones laborales con los trabajadores utilizados. El artículo 13 limita estos servicios a los que no forman parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de quien los recibe, y el 15 exige el registro del contratista en el padrón público de la STPS.

En materia fiscal, el artículo 15-D del Código Fiscal de la Federación condiciona los efectos de deducción y acreditamiento de estos pagos a que el contratista tenga el registro del artículo 15 de la LFT y cumpla los demás requisitos de las leyes del ISR y del IVA. Qué significa esto para tu empresa lo determina tu área fiscal.

Cómo verificar el registro, paso a paso, está en la guía de verificación REPSE. Aquí asumimos que ya lo hiciste y nos concentramos en lo que el contrato debe decir.

Importante: escrito, objeto y número aproximado de trabajadores son requisitos formales del artículo 14 de la LFT. Las demás cláusulas propuestas son herramientas de organización contractual, pero algunas desarrollan obligaciones que también provienen de normas fiscales, laborales, de seguridad social, seguridad o privacidad. No interpretes que todo lo demás es opcional.

Bloque de cumplimiento

1. Objeto y alcance. Debe describir el servicio, no el personal: áreas, frecuencias, horarios, tipos de limpieza (general, profunda, trabajos especiales) y exclusiones. Una descripción vaga del alcance puede generar desacuerdos. Si el contrato habla de "poner trabajadores a disposición", pide a Jurídico que lo revise, porque la LFT prohíbe la subcontratación de personal (art. 12).

2. Número aproximado de trabajadores. Es contenido exigido por el artículo 14. Conviene definir también cómo se informa cuando la cifra cambia y quién lo notifica.

3. Documentos de cumplimiento. Debe listar qué entrega el proveedor, con qué periodicidad y a quién: registro vigente y servicios autorizados, opiniones de cumplimiento del SAT, IMSS e Infonavit con fecha de emisión, y acuses de la información cuatrimestral de contratos (ICSOE ante el IMSS; SISUB ante el Infonavit). El SISUB se presenta por cuatrimestre: del 1 al 17 de mayo, de septiembre y de enero, según informa el propio Infonavit. Un calendario de entregas en el anexo evita que el tema dependa de recordatorios.

4. Consecuencia de no entregar. Pide a Jurídico que defina regularización, suspensión o terminación según el incumplimiento y la ley aplicable. No asumas que retener pagos es automáticamente válido: cualquier medida de pago o pena requiere revisión del abogado y no elimina obligaciones frente a trabajadores o autoridades.

Bloque de operación

5. Niveles de servicio y supervisión. Indicadores medibles (frecuencia cumplida, tiempos de respuesta, condiciones de áreas), método de verificación (bitácoras, recorridos, formatos) y quién firma de conformidad. Sin indicadores, "mala calidad" es solo una opinión.

6. Reportes. Qué informa el proveedor (cumplimiento del programa, incidencias, consumo de insumos si aplica), con qué periodicidad y en qué formato.

7. Incidentes y daños. Define aviso, atención inmediata, plazos, documentación e investigación. El proveedor conserva sus obligaciones como empleador; el centro receptor conserva las obligaciones de seguridad, colaboración y responsabilidades que le correspondan por ley. Una cláusula no puede excluir derechos laborales ni sustituir el protocolo de emergencias.

8. Seguros. Qué coberturas debe mantener el proveedor (en general, responsabilidad civil y las que correspondan al riesgo de tus instalaciones), montos mínimos que fije tu área de riesgos y obligación de entregar constancia vigente. No hay un monto estándar: depende de tus instalaciones y de tu política.

9. Confidencialidad y accesos. Reglas para acceso físico (credenciales, horarios, áreas restringidas, llaves), uso de información que el personal pueda ver, y obligaciones de confidencialidad. Si el proveedor tratará datos personales, o si tú le entregas listas de personas, pide al abogado que remita a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, cuyo texto vigente fue publicado en el DOF el 20 de marzo de 2025 (última reforma indicada: 14-11-2025).

10. Subcontratación a terceros. Define restricciones y autorización previa por escrito, con revisión de Jurídico. La autorización del cliente no vuelve lícita la subcontratación de personal prohibida ni exime a un tercero del REPSE cuando corresponda; verifica especialización, registros, responsabilidades y acceso antes de permitir su ingreso.

Bloque de salida y reglas generales

11. Vigencia, renovación y ajuste de precio. Fecha de inicio y término, si hay renovación automática o expresa, aviso previo, y mecanismo de ajuste (por ejemplo, un índice o una fórmula acordada) en lugar de renegociar desde cero cada año. Este es un punto en el que el precio puede cambiar por razones ajenas al proveedor, como los ajustes al salario mínimo; el contrato debe decir cómo se trasladan o no.

12. Terminación anticipada y transición. Causas de terminación por cualquiera de las partes, plazo de aviso, qué se paga hasta la fecha de salida, devolución de llaves, credenciales, inventarios y documentos, y un periodo de transición razonable para que el siguiente proveedor reciba el servicio sin vacíos. Los efectos de terminar, rescindir o aplicar penas convencionales dependen de la redacción y de la legislación civil o mercantil aplicable; no los resumimos aquí porque deben revisarse con tu abogado.

13. Jurisdicción y domicilios. Qué leyes y qué tribunales aplican, domicilios para notificaciones y representantes de cada parte. Pide a tu abogado que confirme la solución adecuada para el caso, sobre todo si las partes están en estados distintos.

Errores frecuentes

1. Contrato genérico copiado de otro servicio. No refleja frecuencias, áreas ni riesgos de limpieza.
2. Alcance sin anexos. Las áreas, horarios y frecuencias van en un anexo que se actualiza.
3. Documentos de cumplimiento sin calendario. Se pide al inicio y nunca más.
4. Sin cláusula de salida. El problema aparece al cambiar de proveedor.
5. Número de personas distinto a la operación real. Operaciones y Jurídico deben validarlo juntos.
6. Decidir solo por precio. Una tarifa muy baja es una señal para preguntar qué no está cubierto, no una prueba de incumplimiento.

Advertencias

Lista de cláusulas mínimas (guía de contenido)

*Uso: llévala a la reunión con Jurídico antes de firmar o renovar, y marca en cada fila dónde está resuelto en el contrato.*