El expediente vivo de tu proveedor de limpieza

La respuesta corta

Arma el expediente en tres capas. Al inicio: registro en el padrón, contrato con anexos y primeras opiniones de cumplimiento. Cada mes: opiniones vigentes y evidencia de que el personal en sitio es el contratado. Cada cuatrimestre y cada año: acuses de los reportes del proveedor al IMSS y al Infonavit, consulta al padrón y revisión del alcance del contrato. Anota quién revisa cada documento y qué evidencia se archiva. Para la verificación del REPSE en sí, consulta la guía de verificación REPSE; aquí nos centramos en mantener el expediente al día.

Ley y control: dos cosas distintas

Conviene separar obligaciones del proveedor, requisitos fiscales del contratante y controles internos. La documentación fiscal no es siempre opcional: el artículo 27, fracción V, de la Ley del ISR y el artículo 5, fracción II, de la Ley del IVA establecen requisitos documentales para deducción y acreditamiento en servicios especializados. Fiscal debe determinar cuáles aplican y cómo se obtienen y resguardan.

• Lo que la ley exige al proveedor. La Ley Federal del Trabajo (LFT) exige que quien presta servicios especializados tenga registro ante la STPS, lo renueve cada tres años y acredite estar al corriente de sus obligaciones fiscales y de seguridad social (art. 15). Exige también que el servicio conste en un contrato por escrito con su objeto y el número aproximado de trabajadores (art. 14). La Ley del Seguro Social y los lineamientos del IMSS obligan al proveedor a informar sus contratos cada cuatrimestre; el Infonavit publica una obligación equivalente mediante el SISUB.
• Lo que tú decides pedir. Opiniones, acuses y listas pueden formar parte de tus controles internos; eso no sustituye los comprobantes que el contratante debe obtener cuando busca deducción de ISR o acreditamiento de IVA. Definir revisiones adicionales es una buena práctica de control, útil porque el artículo 14 de la LFT prevé responsabilidad solidaria si el contratista incumple con sus trabajadores, y porque el artículo 15-D del Código Fiscal de la Federación condiciona los efectos fiscales de estos pagos a que el contratista cumpla ciertos requisitos. Cómo aplica esto a tu empresa lo decide tu área jurídica y fiscal.

En la tabla de calendario, la columna «Base» distingue ambos casos.

Al inicio: el expediente base

Estos documentos se piden antes de firmar y se archivan completos.

1. Registro en el padrón de la STPS (consulta propia, con captura y fecha). Cómo verificarlo está en la guía de REPSE; aquí solo se archiva y se anota su vencimiento a tres años.
2. Contrato y anexos. Por escrito, con objeto del servicio y número aproximado de trabajadores. Como anexos, buena práctica: alcance por instalación, horarios, frecuencia de servicio y personal asignado por turno.
3. Opiniones de cumplimiento del SAT, IMSS e Infonavit con fecha de emisión visible (detalle en la siguiente sección).
4. Listado del personal asignado, con nombre, puesto y turno. Si lo recibes, define con tu área legal qué datos personales conservas y cómo los resguardas.
5. Seguros y pólizas, si aplican. Responsabilidad civil u otras coberturas son una decisión de tu política de compras y del riesgo de tu instalación; no hemos identificado una obligación general de ley que las exija en este tipo de contrato, por lo que se presentan como control.
6. Capacitación del personal asignado, si tu sitio la requiere (por ejemplo, manejo de químicos o reglas de acceso al CEDIS). Es requisito contractual si lo pones en el contrato; confirma con Jurídico qué normativa de seguridad y salud aplica a tu caso.

Cada mes: la revisión corta

Un expediente ordenado facilita la revisión mensual; su duración depende del alcance y los documentos que deban conciliarse.

Opiniones de cumplimiento. Son una fotografía del día de emisión; por eso se piden con fecha.

• Infonavit. La constancia de situación fiscal en materia de aportaciones patronales y entero de descuentos tiene vigencia de 30 días naturales desde su emisión, según el portal del Infonavit. Un tercero puede validarla con el folio, la fecha de emisión y el RFC, o con el código QR del documento. Las reglas modificadas en 2024 prevén cuatro resultados: sin adeudo o con garantía, con adeudo, con adeudo y convenio de pago, y sin antecedente. Lee cuál es, no solo que exista el archivo.
• IMSS. La Regla Novena del acuerdo publicado el 22 de septiembre de 2022 establece vigencia durante el día de emisión. La modificación de 2025 establece el Buzón IMSS como medio de obtención y contempla plazos específicos para formalizar determinadas contrataciones públicas: no los generalices a un contrato privado. Verifica el documento según la finalidad de uso; una revisión mensual interna no prolonga su vigencia.
• SAT. La opinión de cumplimiento se fundamenta en el artículo 32-D del CFF y en la regla de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente. Confirma su vigencia según la finalidad de uso y la regla fiscal vigente en el portal del SAT; no sustituyas esa validación por una frecuencia mensual interna.

Personal en sitio. Operaciones compara el número de personas que realmente trabajan con el contratado y con el listado del proveedor. Un desfase es una señal para preguntar, no una conclusión.

Pagos de cuotas, nómina e IVA. No los trates como simple cortesía: cuando aplique el régimen fiscal de servicios especializados, revisa con Fiscal los CFDI de nómina y los comprobantes de retenciones, cuotas IMSS, aportaciones Infonavit y declaración y pago del IVA que exigen la Ley del ISR y la Ley del IVA. Define fechas, conciliación y resguardo limitado de datos personales.

Cada cuatrimestre y cada año

Reportes del proveedor al IMSS y al Infonavit. Los lineamientos del IMSS para el ICSOE y la página del SISUB del Infonavit fijan tres ventanas al año, del 1 al 17 de mayo (enero–abril), de septiembre (mayo–agosto) y de enero del año siguiente (septiembre–diciembre). Si el día 17 no es hábil, el plazo pasa al siguiente día hábil. Quien reporta es el proveedor. Al contratante le sirven como evidencia complementaria:

• El acuse de recibo del SISUB (la obligación se da por cumplida con el acuse de trámite aceptado) y el acuse del ICSOE.
• El listado público de contratos del IMSS, que incluye folio, servicio, fechas y número de trabajadores asignados y se actualiza al menos cada mes. El proveedor puede, además, autorizarte desde el Buzón IMSS a ver el detalle del contrato.

Solicitar estos acuses es una práctica de control tuya; la ley impone el reporte al proveedor, no a ti la revisión.

Cada año. Consulta el padrón de la STPS, revisa vigencia y servicios autorizados, y repasa el contrato: alcance, instalaciones y número de trabajadores. Si el registro del proveedor vence durante el contrato, agenda la verificación de su renovación con anticipación.

Calendario de revisión

Errores frecuentes

1. Archivar sin leer. Una opinión con adeudo o con convenio no equivale a una sin adeudo.
2. Pedir todo una sola vez. Las opiniones son fotografías de un día; el padrón y el contrato cambian.
3. Presentar un control como obligación. Si tu política exige un documento, dilo en el contrato; no lo atribuyas a la ley.
4. Sin responsable. Si todos revisan, nadie revisa: asigna nombre y fecha.
5. Ignorar al personal en sitio. El mejor contraste con el papel es lo que Operaciones ve.

Advertencias

Checklist del expediente (descargable)

*Uso: llénalo al contratar y actualízalo con el calendario de arriba.*