Cómo preparar una solicitud de cotización (RFQ) de limpieza que permita comparar propuestas

La respuesta corta

Una RFQ comparable tiene cinco características: (1) describe el alcance con datos medibles (metros cuadrados, áreas, frecuencias, horarios); (2) fija los supuestos que todos deben usar (turnos, número de personas o jornadas, insumos incluidos o no); (3) pide la documentación de cumplimiento que tu empresa exige; (4) exige un formato de respuesta único, con precio desglosado; y (5) incluye una visita al sitio y una fecha para preguntas, con las respuestas enviadas a todos por igual.

Por qué las cotizaciones no se pueden comparar

Una causa frecuente de diferencias es la ambigüedad del alcance; no implica mala fe:

• "Limpieza de oficinas" puede significar barrido diario o también cristales, sanitarios, cocinetas y recolección de residuos.
• Frecuencias sin definir. "Limpieza profunda" mensual para uno es trimestral para otro.
• Horarios distintos. Un servicio nocturno y uno diurno implican jornadas, supervisión y logística diferentes.
• Personal y supervisión. Un proveedor cotiza tres personas y otro cinco; sin una referencia común no sabes si el precio menor significa menos cobertura.
• Insumos y equipo. No queda claro quién pone papel, jabón, bolsas, maquinaria o carros.

Cuando el alcance es vago, el proveedor llena los huecos con sus propios supuestos.

Qué debe contener la RFQ

1. Datos del solicitante y del proceso

Razón social, sitio o sitios, contacto para dudas, fecha límite de preguntas, fecha de visita, fecha límite de entrega y plazo de vigencia de la propuesta.

2. Descripción de las instalaciones

Superficie aproximada por tipo de área (oficinas, sanitarios, almacén, andenes, comedores, áreas exteriores), tipo de piso, número de niveles, accesos, horarios de operación del sitio y restricciones (zonas de producto, áreas restringidas, protocolos de ingreso).

3. Alcance del servicio

Por área: tareas, frecuencia (diaria, semanal, mensual, por evento) y estándar esperado (qué significa "limpio" y cómo se verifica). Separa lo recurrente de lo periódico (profundas, cristales, encerado) y de lo eventual.

4. Operación y horarios

Días y horas de servicio, número de turnos, si hay cobertura en días festivos, y cómo se solicita un servicio extraordinario.

5. Personal y supervisión

Pide a cada proveedor que declare cuántas personas propone por turno, la jornada, y si incluye supervisión en sitio o visitas de supervisión (con qué periodicidad). Fija un escenario base ("cotiza este alcance, frecuencias y ventanas de servicio con una dotación estimada justificada") y pide aparte la alternativa que el proveedor recomiende.

6. Insumos, equipo y consumibles

Define quién proporciona: material de limpieza, consumibles (papel, jabón, bolsas), maquinaria y equipo de protección.

7. Seguridad y cumplimiento

Pide que el proveedor entregue las fichas de datos de seguridad de los productos químicos que usará. La NOM-018-STPS-2015, numerales 6.3, 6.4 y 6.6, regula las HDS de sustancias químicas peligrosas y mezclas, su disponibilidad y la información a trabajadores y contratistas. Seguridad debe determinar qué productos y tareas están dentro de su campo de aplicación. Para cualquier tarea de riesgo (alturas, electricidad, espacios confinados) exige que el proveedor indique qué personal capacitado la realizaría y bajo qué procedimiento; no la aceptes como un renglón genérico.

En materia laboral, la Ley Federal del Trabajo (LFT, arts. 12 a 15) prohíbe subcontratar personal, permite subcontratar servicios especializados que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante del contratante, exige que el contratista esté en el padrón público de la STPS y que el contrato sea por escrito, con el objeto del servicio y el número aproximado de trabajadores. Por eso la RFQ debe pedir el folio de registro REPSE y su vigencia, y tu equipo debe comprobarlos en el padrón de la STPS, donde la consulta muestra folio, vigencia y servicios autorizados. Además, el Código Fiscal de la Federación (art. 15-D) condiciona los efectos fiscales de estos pagos a que el contratista esté registrado y cumpla requisitos de ISR e IVA; la interpretación para tu empresa corresponde a tu área fiscal. Para el detalle de la verificación, consulta la guía de REPSE.

8. Condiciones comerciales

Pide el precio desglosado (ver formato), la forma de facturación, periodicidad de pago, vigencia de la propuesta, cláusulas de ajuste de precio y forma de terminación. Indica si los precios deben expresarse antes de IVA.

9. Criterios de evaluación

Dilo desde el inicio: qué se evaluará y con qué peso (por ejemplo, cumplimiento documental como requisito de entrada, y después alcance, operación, experiencia verificable y precio). Los pesos son decisión de tu empresa; deben ser iguales para todos y estar escritos antes de recibir ofertas.

Plantilla de RFQ (copiable)

Copia la tabla, llénala con los datos de tu sitio y envíala igual a todos los proveedores.

Cómo pedir las respuestas: formato único

Pide que cada proveedor responda en la misma estructura, con estos renglones por separado:

1. Precio mensual del servicio base (escenario base), antes de IVA.
2. Costo de servicios periódicos y eventuales, con su frecuencia.
3. Consumibles: incluidos o precio unitario.
4. Maquinaria y equipo: incluido o costo.
5. Supervisión: incluida o costo.
6. Total mensual comparable (suma de los renglones anteriores).
7. Supuestos y exclusiones, en lista.
8. Alternativa recomendada, con su precio, si existe.

Tabla comparativa de propuestas

Llena una columna por proveedor con la información de su respuesta. Marca "no especifica" si falta un dato; una celda vacía en una propuesta es una pregunta pendiente.

Cómo leer las diferencias

Normaliza antes de comparar. Si un proveedor no incluye consumibles y otro sí, suma o resta para llegar al mismo alcance, o pídele que recotice.

• Pregunta por la cifra extrema. Un precio muy por debajo del resto es una señal para preguntar qué no está incluido; no es en sí una prueba de incumplimiento. Pregunta también por la cifra más alta: puede incluir supervisión o equipo que los demás omitieron.
• No decidas solo por precio. Que el proveedor cumpla requisitos de entrada y que su propuesta sea clara pesa tanto como el total mensual.

Errores frecuentes

1. Describir el alcance distinto a cada proveedor y luego comparar.
2. Pedir "un precio" sin desglose ni escenario base.
3. Omitir la visita al sitio.
4. Cambiar los criterios después de recibir ofertas.

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