Cómo comparar propuestas de limpieza ya recibidas: matriz de evaluación

Resumen

Cuando ya tienes varias propuestas en la mesa, el riesgo no es la falta de información sino compararla mal: sumar peras con manzanas, dejar que el total más bajo decida por inercia o elegir por simpatía. Un método ordenado separa tres preguntas: ¿cumple lo mínimo? (filtro de cumplimiento, sí o no), ¿cómo se compara en calidad y alcance? (puntuación con pesos definidos antes de abrir los precios) y ¿cuánto cuesta por un alcance equivalente? (precio normalizado). Esta guía explica cada paso, por qué el orden importa y trae una matriz editable para usar en tu próxima decisión.

La respuesta corta

Define los criterios y sus pesos antes de ver los precios. Descarta primero a quien no cumple los requisitos mínimos de cumplimiento. Puntúa después a los que quedan en calidad y alcance, y solo entonces introduce el precio, ya convertido a una base común. Documenta la puntuación y la justificación: si alguien pregunta por qué ganó una propuesta, la respuesta debe estar escrita.

Antes de puntuar: condiciones para poder comparar

Una matriz solo ayuda si las propuestas son comparables. Revisa tres cosas antes de empezar.

Mismo documento de requerimientos. Todas las propuestas deben responder a lo mismo: áreas, superficie, horarios, frecuencias, insumos a cargo de quién y servicios extraordinarios. Si cada proveedor interpretó un alcance distinto, primero hay que pedir aclaraciones por escrito; la guía para preparar la solicitud de cotización explica cómo evitarlo.

Mismo desglose de precio. Los totales no se comparan hasta que cada propuesta se lleve a los mismos renglones (mano de obra y cargas, supervisión, insumos, equipo, protección, administración e impuestos). La guía sobre de qué se compone el precio trae la tabla.

Quién evalúa. Idealmente participan Compras, Operaciones o Facility (quien vive el servicio) y, para el filtro de cumplimiento, Jurídico o quien revise documentos. Evaluar entre varias personas reduce el peso de una sola opinión.

Paso 1: filtro de cumplimiento (sí o no)

Hay requisitos que no se puntúan, se cumplen o no. Si una propuesta no los cumple, no entra a la comparación; darle "pocos puntos" en cumplimiento y dejarla competir por precio es el error más caro de este proceso.

Ejemplos de requisitos de filtro, a adaptar con tu área jurídica:

• Registro vigente en el padrón de servicios especializados. El padrón público de la STPS permite buscar a un proveedor por nombre, RFC o folio y muestra la vigencia y los servicios autorizados; si no hay registro activo, el sistema no devuelve resultados. La verificación completa está en la guía para verificar el REPSE.
• Documentación de cumplimiento al corriente, con fechas de emisión, según el calendario de revisión del expediente del proveedor.
• Aceptación de las condiciones mínimas del contrato (por ejemplo, entrega periódica de documentos y niveles de servicio verificables), según la guía de cláusulas del contrato.
• Cobertura de seguros u otros requisitos que tu política de riesgos exija.

El motivo de insistir en el filtro es contractual: según el artículo 14 de la Ley Federal del Trabajo, quien contrata servicios especializados responde de forma solidaria si el contratista incumple sus obligaciones laborales con los trabajadores utilizados. Cómo se aplica a tu empresa lo determina tu área jurídica.

Paso 2: puntuación de calidad y alcance

Con las propuestas que pasaron el filtro, puntúa criterios no económicos. Una lista de partida, que debes adaptar a tu instalación:

Dos reglas de uso. Puntúa contra la evidencia, no contra la presentación: una propuesta bien diseñada sin respaldo no debe puntuar más que una sobria y verificable. Y fija un umbral técnico mínimo: el material de referencia de la División de Adquisiciones de las Naciones Unidas (2009) describe, para contrataciones complejas, abrir la oferta económica solo de quienes superan un mínimo técnico (menciona un umbral habitual de alrededor del 60% de los puntos técnicos). Es una práctica de organismos internacionales, no una obligación para una empresa privada; el número es un punto de partida, no una regla.

Paso 3: precio normalizado y decisión

Cuando todas las propuestas tienen el mismo desglose, convierte el precio a una base común (mensual, con o sin IVA, con insumos incluidos o no). Después puntúa el precio con una fórmula simple y conocida: la oferta más baja recibe el máximo de puntos de precio y las demás reciben puntos en proporción inversa a su precio, como describe el mismo documento de la ONU.

*Ejemplo numérico ilustrativo (no representa precios de mercado):* si la propuesta más baja cuesta 100 unidades y otra cuesta 125, la segunda recibe 100/125 = 80% de los puntos de precio.

Después suma: puntos de calidad y alcance + puntos de precio, cada uno con su peso. Esa suma ordena las propuestas; la decisión final incluye también lo que la matriz no captura, como los riesgos que identificaste en la entrevista o la visita al sitio, y debe quedar documentada.

Una advertencia del propio material de la ONU: la ponderación consume tiempo, puede contar dos veces un mismo factor y depende de decisiones subjetivas en puntuaciones y pesos. La matriz ordena la discusión, no la sustituye.

Cómo fijar los pesos sin sesgos

1. Antes de abrir los precios. Si ya conoces los totales, inconscientemente ajustarás los pesos para favorecer a quien ya prefieres.
2. Pesos acordes a la complejidad. El mismo material indica que, cuanto más complejo es el requisito, menos debe pesar el precio, y menciona que en servicios el precio suele pesar entre el 15% y el 50%. Es un rango de referencia de compras internacionales de 2009; para una operación de limpieza, defínelo con tu equipo según cuánto del riesgo está en la calidad del servicio.
3. Pocos criterios. Entre 5 y 8; más criterios diluyen y facilitan contar dos veces lo mismo.
4. Escala de puntuación con descriptores. Por ejemplo, 0 = no responde; 1 = responde sin evidencia; 2 = responde con evidencia parcial; 3 = responde con evidencia verificable.
5. Puntuaciones independientes. Cada evaluador puntúa por separado y después se concilian diferencias.

Alternativas de método

Errores frecuentes

1. Comparar totales sin normalizar el alcance.
2. Fijar los pesos después de ver los precios.
3. Puntuar el cumplimiento en lugar de filtrarlo. Un proveedor sin registro vigente no debe competir por precio.
4. Dar puntos por la presentación. Premiar el diseño del documento y no la evidencia.
5. No documentar. Sin registro de puntuaciones, la decisión no se puede explicar ni repetir.
6. Ignorar el costo total. Un precio bajo puede resultar caro si hay cargos extra, rotación o huecos de servicio; el precio no es lo mismo que el costo total, como señala el material de la ONU.
7. Decidir sin hablar con las referencias.

Advertencias

Matriz de evaluación

Parte A · Filtro de cumplimiento (sí / no)

Parte B · Calidad y alcance (pesos definidos por tu equipo antes de abrir precios; suma de pesos = 100)

Parte C · Precio normalizado

*Uso: llénala en equipo, define pesos antes de abrir precios, guarda las evidencias y archiva la matriz con la decisión.*

Conclusión

Comparar propuestas es ordenar una decisión, no automatizarla. El filtro de cumplimiento protege a tu empresa, la puntuación hace visible la calidad y el precio normalizado evita compararlo mal. Con pesos fijados de antemano y un registro de por qué ganó cada propuesta, la decisión resiste una revisión interna y facilita la renovación o el cambio de proveedor más adelante.

Siguiente paso

Toma tus propuestas actuales o la próxima ronda de cotizaciones, define pesos con tu equipo antes de abrir precios y llena la matriz. Para temas de cumplimiento consulta la sección de cumplimiento; si necesitas solicitar una cotización, puedes hacerlo en la página de cotización.